איך להפוך פגישות ליעילות?
- buildforthought
- 30 במאי 2023
- זמן קריאה 2 דקות
עודכן: 21 ביוני 2023
כולנו יודעים כי פגישות הן חלק חשוב בכל ארגון, אך לעתים קרובות הן זכורות לנו לרעה בגלל שהן לא פרודוקטיביות, משעממות וגוזלות זמן עבודה יקר. לצד העובדה שמחקרים מראים כי בחברות רבות מבלים כ- 80% מהזמן בפגישות, נשאלת השאלה איך עושים את זה יותר מעניין.
בתור מנחות שמלוות ארגונים, שואלים אותנו רבות איך להפוך פגישות ליעילות? עם הגישה הנכונה, פגישות יכולות להיות יעילות, זכירות, מדויקות ולהשאיר את המשתתפים מלאי אנרגיה והשראה. משחקיות והומור משפרים את חווית הפגישה: משחקיות יכולה להיות כלי רב עוצמה ולהפוך פגישות למרתקות, יעילות וזכירות יותר. בעידן הנוכחי בו אנחנו (לפי HBR) סובלים מעודף של פגישות ולא מצליחים לזכור הכל, משחקיות מאפשרת לנו להגיע לתובנות עומק "בלי כוונה", לשתף פעולה ולחלוק רעיונות בזמן אמת.
הגדרת יעדים ברורים: חשוב לוודא מה מטרת הפגישה. אילו תוצאות אנחנו מקווים להשיג? באילו נושאים הפגישה עוסקת? הגדרת יעדים ברורים והעברתם למשתתפים מבעוד מועד, מבטיחה שכולם יהיו באותו עמוד ובכך לחסוך זמן יקר על הסברים. שמרו על הפגישה קצרה וממוקדת: טווח הקשב של האדם הממוצע הוא כ-20 דקות. לכן, חשוב לשמור על פגישות קצרות וממוקדות. על פי מחקר של מיקרוסופט, אורך הפגישה האופטימלי הוא 30 דקות. במקרים חריגים, בהם הפגישה מתארכת, חיוני לקחת הפסקות ולאפשר למשתתפים ולמשתתפות להטעין את תשומת הלב שלהם.
עודדו השתתפות: אחרי שישבנו בהרבה פגישות, וביקרנו מספר רב של חברות, עושה הרושם שפגישות הרבה פעמים מתנהלות בפורמט של "מי צועק הכי חזק". במילים אחרות 20% ממשתתפי ומשתתפות הישיבה נשמעים, ואנחנו נשארים עם ידע חשוב ולא מנוצל של 80% מהמשתתפים. פגישות לא צריכות להיות תקשורת חד-כיוונית, אלא הזדמנות שווה לכל המשתתפים לתרום. לפי מחקר של גוגל, עידוד השתתפות יכול להיות פשוט להתבצע בכמה טכניקות שונות: חלוקה שווה של תורנות שיחות בין חברי הצוות, משחקיות, שאלות פתוחות ויצירת סביבה בטוחה ופתוחה שבה כולם מרגישים בנוח לדבר. לצד זאת אפשר להעזר בפורמטים שונים של פגישה (משחק/סדנה/הרצאה רלוונטית). כל כלי שיתן תפקיד פעיל למשתתפים בפגישה, ישמור אותם מעורבים, קשובים ומושקעים בתוצאות, יתרום לתחושת הערך והמחויבות שלהם. פגישות הן חלק מהותי מהשגרה של כל ארגון, אך הן יכולות גם להוות פגיעה משמעותית בתפוקה כשלא נגשים אליהן נכון. על ידי הגדרת נושא הפגישה ויצירת מרחב שיחה בטוח, אנחנו יכולים להרוויח ידע חדש, השתתפות פעילה וזכירות של הפגישה. כשמקפידים על אלו, פגישות יכולות להפוך לכלי רב ערך עבור צוותים לשיתוף פעולה ולקבל החלטות.
